Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung in der Sozialversicherung ab 01.01.2023 verpflichtend

Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und Vereinfachung der Betriebsprüfung ist nun die elektronische Führung der begleitenden Entgeltunterlagen. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben gemeinsame Grundsätze festgelegt, welche mit Wirkung zum 01. April 2022 durch das Bundesministerium Arbeit und Soziales (BMAS) genehmigt wurden. Danach sind Entgeltunterlagen elektronisch zu führen.

Ab wann gilt die Neuregelung der elektronischen Führung von Entgeltunterlagen?

Ab dem 01.01.2022 gilt für alle neuen Tatbestände und Ereignisse die elektronische Führung von Entgeltunterlagen und der Nachweise über die getroffenen Vorkehrungen zum Insolvenzschutz von Wertguthaben. Eine rückwirkende elektronische Führung der Entgeltunterlagen für Zeiten vor dem 01.01.2022 ist nicht erforderlich.

Was ist ein neuer Tatbestand bzw. Ereignis? Ein Beispiel: 

• Beginn der Beschäftigung eines Werkstudenten am 1. Februar 2020:
• Immatrikulationsbescheinigung (WS 2022/2023) wurde ausgestellt am 4. Oktober 2022

Folgen für die Vorlage von Entgeltunterlagen des Arbeitgebers (AG) in der Betriebsprüfung:

• AG hat die Immatrikulationsbescheinigung in elektronischer Form zu führen.
• AG kann Arbeitsvertrag in elektronischer Form führen. Es besteht jedoch keine Verpflichtung.

Gibt es Möglichkeiten der Befreiung von der elektronischen Unterlagenführung? 

Ja. Mit Hilfe eines Antrags bei Ihrem zuständigen Prüfdienst der Rentenversicherung können Sie sich von der elektronischen Ablagepflicht befreien lassen – und zwar bis zum 31.12.2026. Spätestens ab dem 01.01.2027 sind die Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. 

Hinweis: Eine Befreiung von der Teilnahme an der euBP kann in Ausnahmefällen beantragt werden. 

Haben Arbeitgeber nun konkreten Handlungsbedarf?

Ja. Arbeitgeber müssen nun einen Antrag auf Befreiung stellen oder die Entgeltunterlagen elektronisch führen. Welche Unterlagen dies im Einzelnen sind, ist aus § 8 Abs. 2 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) zu entnehmen. Hier ist auch geregelt, dass die Unterlagen dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellen sind- zum Beispiel vom Arbeitnehmer.  

Welche Vorgaben sind bei Anforderung der elektronischen Entgeltunterlage durch den Betriebsprüfdienst zu berücksichtigen?

• Unterlagen sind in einer separaten Datei zur Verfügung zu stellen. Unzulässig ist dabei die Zusammenfassung von zwei oder mehreren Unterlagen in einer Datei.
• Der Dokumenteninhalt muss orts- und systemunabhängig darstellbar sein. 
• Erlaubt sind PDF-Dateien und Bilddateien im Format jpeg, bmp, png oder tiff
• Für PDF-Dateien ist das Einbinden von Inline-Signaturen und Transfervermerken sowie Formularfeldern zulässig. Sie dürfen nachträglich nicht mehr veränderbar sein. 
• Nachvollziehbarer Dokumentenname mit nicht mehr als 64 Zeichen und ohne Sonderzeichen.

Eine analoge Anwendung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Speicherung von Entgeltunterlagen ist zulässig, soweit keine Bestimmungen der Sozialgesetzbücher, der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) oder der gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV dem entgegenstehen.

Was gilt bei Unterlagen mit Unterschriftserfordernis?

Für folgende Unterlagen gilt das Schriftformerfordernis (§ 8 Abs. 2 BVV):  

• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht während einer geringfügigen Beschäftigung, auf dem der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist
• Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen 
• Erklärung des Beschäftigten zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit 
• Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 Abs. 4 Satz 2 oder § 230 Abs. 9 Satz 2 SGB VI, auf der der Tag des Eingangs beim Arbeitgeber dokumentiert ist.

Diese Anträge und Erklärungen mit Unterschriftserfordernis können in elektronischer Form wie folgt geführt werden: 

• mit einer qualifizierten elektronischen Signatur des Beschäftigten 
• ohne eine qualifizierte elektronische Signatur des Beschäftigten, wenn zusätzlich das Originaldokument in Papierform vorgehalten wird 
• mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur des Arbeitgebers nach Überführung in elektronische Form

Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden (§ 9 Abs. 5 BVV).

Ausnahmeregelungen im Jahr 2022

Die Betriebsprüfdienste haben für das Jahr 2022 beschlossen, Verstöße gegen die Verpflichtung zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen nicht zu beanstanden.