E-Rechnungen im B2B-Bereich werden verpflichtend

Die E-Rechnungspflicht umfasst grundsätzlich ab 1. Januar 2025 innerdeutsche B2B-Umsätze. Für den Empfang von E-Rechnungen ist dabei keine Übergangsregelung vorgesehen, wohl aber für potenzielle E-Rechnungsaussteller. Im Folgenden geben wir einen Überblick zur Implementierung der E-Rechnung in Unternehmen.

Änderungen im Wachstumschancengesetz für elektronische Rechnungen

Konkret sieht das Wachstumschancengesetz unter anderem die folgenden Änderungen für den § 14 Umsatzsteuergesetz vor:

• Die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen bei inländischen B2B-Geschäften wird aufgenommen. Diese Verpflichtung besteht, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Die Definition elektronischer Rechnungen sowie allgemeine Format-Vorgaben richten sich nach der EU Norm CEN 16931 (vgl. § 14 Abs. 1 S. 2 bis 8 UStG-NEU).
• Der Vorrang der Papierrechnung wird abgeschafft. Vorrangig soll die elektronische Rechnung sein. Bei hybriden Rechnungsformaten (wie z. B. dem des ZUGFeRD) soll der elektronische Teil fortan führend sein (vgl. § 14 Abs. 1 S. 2 bis 8 UStG-NEU).
• Vorgaben, in welchen Fällen eine E-Rechnung obligatorisch zu verwenden ist und in welchen Fällen die Verwendung einer sonstigen Rechnung möglich bleibt (vgl. § 14 Abs. 2 UStG-NEU).
• Die Aussagen zur Echtheit der Herkunft der Rechnung, der Unversehrtheit des Inhalts und ihrer Lesbarkeit wird angepasst. Zu erwarten ist außerdem eine Anpassung der GoBD (vgl. § 14 Abs. 3 UStG-NEU).
• Des Weiteren ist eine Ermächtigungsnorm enthalten, die weitere Regelungen von Einzelheiten durch Rechtsverordnungen gestattet (vgl. § 14 Abs. 6 S. 2UStG-NEU).

Erwartete Datenformate für elektronische Rechnungen

Das Bundesministerium der Finanzen hat bereits vor Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes ein Schreiben bezüglich der zulässigen Rechnungsformate veröffentlicht, um der Praxis möglichst früh Rechts- und Planungssicherheit zu geben.

Aus Sicht der Finanzverwaltung erfüllen Rechnungen nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich die neuen umsatzsteuerlichen Anforderungen für eine elektronische Rechnung nach dem Wachstumschancengesetz.

Jedoch können laut Finanzverwaltung auch andere Rechnungsformate die Anforderungen erfüllen. Bei den für viele Bereiche der Wirtschaft bedeutenden EDI-Verfahren soll aktuell noch an einer Lösung gearbeitet werden, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen sicherstellen soll. Inwieweit Unternehmen, die derzeit EDI-Verfahren nutzen, ihre Prozesse umstellen müssen, ist noch nicht abschließend geklärt.

Übergangsregelungen bis längstens 31. Dezember 2027

Damit sich Unternehmen besser auf die geplante Umstellung vorbereiten können und um insbesondere kleinere Unternehmen zu entlasten, sind Übergangsregelungen geplant, welche sich bis zum 31. Dezember 2027 schrittweise ausschleichen.

Für Umsätze, die

1. nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführt werden, können bis zum 31. Dezember 2026 Rechnungen noch auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem sonstigen Format, z. B. PDF-Datei oder ein elektronisches Format, welches nicht dem gesetzlich geforderten strukturierten Format entspricht, ausgestellt und übermittelt werden;
2. nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden, können bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen noch auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem sonstigen Format, z. B. PDF-Datei oder ein elektronisches Format, welches nicht dem gesetzlich geforderten strukturierten Format entspricht, ausgestellt und übermittelt werden, sofern der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 3) des leistenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat;
3. nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführt werden, können bis zum 31. Dezember 2027 Rechnungen noch in einem anderen elektronischen Format, das nicht dem strukturierten Format aus § 14 Abs. 1 S. 6 UStG entspricht, ausgestellt werden, wenn diese Rechnung mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches (ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, EDI-Verfahren) übermittelt wird und der Empfänger zustimmt.

Auch wenn die Übergangsregelungen zu einer vorübergehenden Entlastung für Unternehmen führen, empfehlen wir, sich rechtzeitig mit den umsatzsteuerrechtlichen Regelungen zur Einführung der E-Rechnung auseinanderzusetzen, da für alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich die Verpflichtung besteht, E-Rechnungen empfangen zu können.

Hilfestellungen bei der Umsetzung der E-Rechnungsthematik

In Vorbereitung auf die Einführung der E-Rechnung unterstützen wir ganzheitlich bei der Prüfung und gegebenenfalls Umstellung ihrer Systeme und Prozesse, indem wir sowohl Fachbereiche als auch die relevanten IT-Komponenten einbeziehen.

Dabei stellen wir sicher, dass bei der Rechnungsstellung die neuen umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben sowie die gegebenenfalls angepassten GoBD eingehalten werden. Weiterer Schwerpunkt ist die Analyse der Rechnungseingangskontrolle, um den Vorsteuerabzug aus gegebenenfalls neuen Rechnungsformaten zu validieren und etwaigen Anpassungsbedarf zu identifizieren.

Außerdem unterstützen wir bei der Aufnahme und Dokumentation der zugrundeliegenden Prozesse im Sinne einer GoBD-Dokumentation. Neben den steuerlichen Anforderungen betrachten wir hier insbesondere auch notwendige Änderungen an IT-Systemen, deren Betriebsprozessen sowie den (teil-)automatischen Kontrollen in den beteiligten Fachbereichen.

Wir begleiten die Implementation sowohl von steuerlicher Seite als auch von systemtechnischer Seite. Mit einer projektbegleitenden Qualitätssicherung nach IDW PS850 unterstützen wir bei der Erreichung regulatorischer und unternehmensspezifischer Ziele.

Die mittelfristig geplante Einführung eines transaktionsbasierten elektronischen Meldesystems durch die EU-Initiative ViDA behalten wir bei der Einführung der E-Rechnung bereits im Blick, um später erforderliche Anpassungen gering zu halten.

Zusätzlich kann Baker Tilly als Unternehmensberatungsgesellschaft bei der Implementierung relevanter Prozesse unterstützen und eine reibungslose Integration von Schnittstellen sicherstellen.

Die Integration digitaler Arbeitsprozesse bietet, insbesondere im Bereich des Rechnungswesens, beträchtliches Verbesserungspotenzial. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist aufwendig und verursacht unnötige Kosten. Durch die Umstellung auf eine papierlose Verwaltung, die auf Ihre Ressourcen zugeschnitten ist und den Einsatz digitaler Rechnungseingänge ermöglicht, können Sie Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. Die Digitalisierung Ihrer Eingangsrechnungen erleichtert zudem die Archivierung und Bearbeitung dieser Belege erheblich, sorgt für mehr Transparenz und eliminiert mögliche Fehlerquellen. Des Weiteren wird die Liquidität durch eine effizientere Zahlungsabwicklung verbessert.

Weitere Informationen finden Sie auch in unserem Beitrag „Steuerliche Entlastungen durch das Wachstumschancengesetz: Was sich ändert und was Unternehmen jetzt wissen sollten.“