Elektronische Entgeltabrechnungen: BAG erlaubt rein digitale Bereitstellung

Arbeitgeber erfüllen ihre gesetzliche Pflicht bereits, wenn sie ihren Mitarbeitenden die Entgeltabrechnungen in einem geschützten Online-Postfach bereitstellen. Dies entschied das BAG in einem aktuellen Urteil am 28. Januar 2025. Papierausdrucke sind demnach nicht zwingend erforderlich, solange Arbeitnehmer ohne digitalen Zugang alternative Einsichtsmöglichkeiten haben.

Hintergrund: Arbeitnehmerin forderte Entgeltabrechnung in Papierform

Die Entscheidung basiert auf einem Streitfall, in dem eine Supermarktverkäuferin sich gegen die ausschließlich elektronische Bereitstellung ihrer Gehaltsabrechnungen wehrte. Gemäß einer Konzernbetriebsvereinbarung wurden alle Personaldokumente – insbesondere Entgeltabrechnungen – in einem digitalen Mitarbeiterpostfach bereitgestellt, das durch einen externen Anbieter betrieben wurde. Die Arbeitnehmerin forderte weiterhin eine Abrechnung in Papierform, was der Arbeitgeber ablehnte.

Das Landesarbeitsgericht Niedersachsen hatte der Klage der Arbeitnehmerin zunächst stattgegeben. Es argumentierte, dass die digitale Bereitstellung nicht genüge, da Entgeltabrechnungen zugangsbedürftige Erklärungen seien und ein digitales Mitarbeiterpostfach nur dann eine geeignete Empfangsvorrichtung darstelle, wenn der Arbeitnehmer es explizit für den Empfang von Erklärungen bestimmt habe.

Entscheidung des BAG: Digitales Postfach wahrt Textform, Entgeltabrechnung ist „Holschuld“

Das BAG sah dies anders und gab der Revision des Arbeitgebers mit Urteil vom 28.01.2025 (9 AZR 48/24) statt. Es stellte klar, dass die Bereitstellung von Entgeltabrechnungen in einem digitalen Mitarbeiterpostfach die in § 108 Abs. 1 GewO gesetzlich geforderte Textform wahrt.

Entscheidend sei, dass es sich bei dem Anspruch des Arbeitnehmers auf eine Entgeltabrechnung um eine sogenannte Holschuld handele. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber die Abrechnung lediglich an einer zugänglichen elektronischen Ausgabestelle bereitstellen muss, ohne dass er für den tatsächlichen Zugang beim Arbeitnehmer verantwortlich ist.

Allerdings betonte das Gericht, dass der Arbeitgeber sicherstellen muss, dass Arbeitnehmer ohne private Online-Zugriffsmöglichkeiten ihre Abrechnungen im Betrieb einsehen und ausdrucken können.

In der Praxis: Mehr Rechtssicherheit, Zugang muss auch ohne Online-Zugang möglich sein

Die Entscheidung des BAG schafft Rechtssicherheit für Arbeitgeber, die bereits auf digitale Gehaltsabrechnungen setzen oder dies planen. Sie bestätigt, dass eine elektronische Bereitstellung grundsätzlich ausreicht und eine papierhafte Abrechnung nicht erforderlich ist.

Dennoch müssen Unternehmen darauf achten, dass betroffene Arbeitnehmer ohne eigene digitale Zugangsmöglichkeiten alternative Wege zur Einsicht und zum Ausdruck der Dokumente erhalten.

Ob für die Einführung und den Betrieb digitaler Mitarbeiterpostfächer der Konzernbetriebsrat zuständig ist, oder Mitbestimmungsrechte anderer, insbesondere der örtlichen Betriebsräte bestehen, hat das BAG in seiner Entscheidung offengelassen und das Verfahren diesbezüglich an das LAG zurückverwiesen. Diese Frage dürfte insbesondere für Unternehmen mit Konzernbetriebsräten von Bedeutung sein.

Fazit für Unternehmen: Jetzt Verfahren zur Bereitstellung von Entgeltabrechnungen prüfen

Mit dieser begrüßenswerten Entscheidung wird die Digitalisierung im Arbeitsrecht weiter vorangetrieben. Arbeitgeber sollten ihre bestehenden Verfahren zur Bereitstellung von Entgeltabrechnungen auf deren Rechtskonformität hin prüfen und sicherstellen, dass sie allen Arbeitnehmern den notwendigen Zugang zu ihren Dokumenten gewährleisten. 

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