Beschleunigte Betriebsprüfung 2025: Digitalisierung, neue Pflichten und striktere Anforderungen

Die Rahmenbedingungen der Betriebsprüfung in Deutschland werden ab 2025 grundlegend reformiert. Mit den neuen gesetzlichen Regelungen, die im Rahmen des DAC 7-Umsetzungsgesetzes vom 28. Dezember 2022 zum Teil schon 2023 bzw. im Übrigen ab 2025 eingeführt wurden bzw. werden, erwartet Unternehmen ein umfassend digitalisierter Prüfungsprozess. Diese Modernisierung führt zu effizienteren Verfahren und mehr Transparenz, bringt jedoch auch schärfere Mitwirkungspflichten und drastische Sanktionen mit sich. Wir haben für Sie die Chancen und die Kehrseite der neuen Regelungen zusammengestellt. 

Die Chancen – Digitalisierung und Transparenz: Die Betriebsprüfung wird moderner und effizienter

Zum 1. Januar 2025 sind wesentliche Neuerungen in Kraft getreten, die die Betriebsprüfung effizienter und moderner gestalten sollen. Zum Teil gelten die Normen bereits seit 2023. Die Modernisierung der Betriebsprüfung setzt auf Digitalisierung und engere Kooperation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung. Einige der Neuerungen versprechen Vorteile:

Prüfungserleichterungen durch § 38 EGAO – mit unklaren Bedingungen

Bereits seit 2023 bietet § 38 EGAO (Testphase bis 31. Dezember 2029) Unternehmen die Chance auf schnellere und vereinfachte Betriebsprüfungen, bei wirksam implementierten Tax-Compliance-Management-Systemen (TCMS). Allerdings ist derzeit unklar, welchen Anforderungen ein solches TCMS genügen muss. Dies wird sich wohl erst in der kommenden Zeit konkretisieren. Die Implementierung eines TCMS lohnt sich indes in jedem Fall, da dieses Risiken minimieren (insbesondere auch für die Geschäftsleitung), interne Prozesse effizienter gestalten und die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung fördern kann.

Verpflichtende Verschlüsselung bei digitalen Besprechungen – Ausnahmen möglich

Ebenfalls seit 2023 erlaubt die Finanzverwaltung digitale Besprechungen. Dabei ist jedoch zwingend ein Verschlüsselungsverfahren zu verwenden, das dem aktuellen Stand der Technik entspricht, um das Steuergeheimnis zu gewährleisten. Plattformen wie Microsoft Teams, Google Meet oder Zoom dürften diesen Voraussetzungen genügen. Im Zweifel kann auf die Verschlüsselung verzichtet werden. Allerdings nur dann, wenn alle Beteiligten ausdrücklich zustimmen. Für Unternehmen bedeutet dies, dass sie ihre IT-Infrastruktur auf Konformität prüfen und gegebenenfalls mit der Finanzverwaltung abstimmen oder anpassen müssen.

Verordnungsermächtigung nach § 147b AO: Einheitliche digitale Schnittstellen

Ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung ist die Einführung einer Verordnungsermächtigung nach § 147b AO. Diese bereits 2023 eingeführte Norm zielt darauf ab, standardisierte Schnittstellen für die Übermittlung steuerlicher Daten zu schaffen. Für Unternehmen bedeutet dies:

• Einheitliche Datensatzbeschreibungen, die den Austausch mit der Finanzverwaltung beschleunigen und aufwendige Konvertierungen überflüssig machen.
• Effizientere Prüfungen dank standardisierter Formate, wie der Digitalen Lohnschnittstelle (DLS) und der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K).

Bereits im Dezember 2023 hat das Bundesfinanzministerium einen Entwurf für die sogenannte Buchführungsdatenschnittstellenverordnung (DSFinVBV) vorgelegt. Die endgültige Verordnung wird voraussichtlich nicht nur die Prüfungsprozesse revolutionieren, sondern auch die Anforderungen an die GoBD-Dokumentation verändern. Unternehmen, die frühzeitig auf die neuen Standards setzen, können ihre Daten künftig effizienter bereitstellen und so Prüfungen schneller abschließen.

Schätzung droht nach Erlass einer entsprechenden Verordnung

Gemäß § 158 Abs. 2 Nr. 2 AO müssen Buchführungsdaten künftig in der von der Finanzverwaltung vorgeschriebenen digitalen Form bereitgestellt werden. Fehlen die erforderlichen Schnittstellen oder entsprechen die Daten nicht den Vorgaben, kann die Buchführung als nicht ordnungsgemäß gelten – die Finanzverwaltung darf dann Steuerdaten schätzen.

Wichtig: Diese Regelung greift jedoch erst, wenn eine Verordnung gemäß § 147b AO erlassen wird. Bisher liegt eine solche Verordnung nicht vor. Unternehmen haben also noch Zeit, ihre Systeme entsprechend anzupassen, um späteren Schätzungen und Nachzahlungen vorzubeugen.

Schnellere Prüfungen durch Unterlagenanforderung und Bekanntgabe von Prüfungsschwerpunkten

Seit 2023 kann die Finanzverwaltung aufzeichnungs- oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen per Ermessensentscheidung innerhalb einer angemessenen Frist anfordern (gemäß § 197 Abs. 3 AO, wir berichteten). Angemessen dürften in der Regel 2 bis 4 Wochen sein. Die Anforderung erfolgt regelmäßig mit der Prüfungsanordnung, kann aber auch unabhängig davon gestellt werden und ist eigenständig anfechtbar.

Die Unterlagen müssen dabei in maschinell auswertbarer Form (z. B. CSV, XML, DATEV) bereitgestellt werden, soweit diese mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind. Nach Vorlage informiert die Finanzverwaltung über Prüfungsschwerpunkte, was Vorbereitung und Ablauf der Prüfung in vielen Fällen erleichtern sollte. Zu beachten ist allerdings, dass die Mitteilung von Prüfungsschwerpunkten keine Einschränkung der Außenprüfung im Sinne des § 194 AO auf diese Sachverhalte darstellt. Trotz dieser Transparenz kann die Prüfung daher auch nach der Nennung von Prüfungsschwerpunkten durch die Finanzverwaltung jederzeit auf andere Sachverhalte ausgeweitet werden.

Neue Fristen bringen Tempo in die Betriebsprüfungen

Ab 2025 bringt § 197 Abs. 5 AO (nur) für beratene Unternehmen eine klare zeitliche Begrenzung für Betriebsprüfungsanordnungen und sorgt für mehr Planungssicherheit. Prüfungsanordnungen sollen künftig bis zum Ende des Kalenderjahres erlassen werden, das auf das Jahr folgt, in dem der Steuerbescheid wirksam geworden ist. 

Wird diese Frist nicht eingehalten, beginnt die in § 171 Abs. 4 AO neu geregelte Fünf-Jahres-Frist für die Ablaufhemmung trotzdem bereits zum vorgenannten Zeitpunkt. Das bedeutet: Die Finanzverwaltung verliert die Möglichkeit, Prüfungen „beinahe unbegrenzt“ hinauszuzögern. Unternehmen profitieren hiervon und können sich besser auf die Steuerfestsetzung einstellen. Diese Regelung trägt zur Beschleunigung von Verfahren bei und verhindert, dass Steuerpflichtige über Jahre hinweg in Unsicherheit über mögliche Nachforderungen bleiben.

Absolute Ablaufhemmung auf maximal fünf Jahre festgesetzt

Die Ablaufhemmung für Betriebsprüfungen für alle Steuerpflichtigen (auch in nicht beratenen Fällen) wird ab 2025 auf maximal fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde, begrenzt. Dies ist ein bedeutender Fortschritt gegenüber der bisherigen Regelung, bei der Prüfungszeiträume oft deutlich länger „offen“ blieben. Unternehmen gewinnen dadurch mehr Planungssicherheit und können sich auf einen definierten Prüfungsrahmen einstellen. Die Begrenzung der Ablaufhemmung nach § 171 Abs. 4 Satz 3 greift allerdings nicht, wenn die Außenprüfung auf Antrag des Steuerpflichtigen verschoben oder unterbrochen wird. Zudem endet die Ablaufhemmung nicht, wenn vor Fristablauf ein Strafverfahren eingeleitet, zwischenstaatliche Amtshilfe für mindestens ein Jahr genutzt oder ein Mitwirkungsverzögerungsgeld (siehe dazu unten) verhängt wird.

Rahmenbedingungen und Besprechungen

§ 199 Abs. 2 AO schafft ab 2025 eine neue Grundlage für die Zusammenarbeit während der Betriebsprüfung. Unternehmen und Finanzverwaltung können künftig verbindlich Rahmenbedingungen festlegen, darunter:

• Zeitpläne für die Prüfung,
• bevorzugte Kommunikationswege und
• regelmäßige Meetings zur Abstimmung.

Diese Maßnahmen sollen den Prüfungsprozess planbarer machen und Missverständnisse vermeiden. Für Unternehmen bedeutet dies mehr Kontrolle über den Ablauf und die Möglichkeit, frühzeitig auf Anforderungen der Finanzverwaltung reagieren zu können.

Elektronische Prüfungsberichte sowie Teilabschlussbescheide und -prüfungsberichte

Mit der Einführung von § 180 Abs. 1a AO erhalten Prüfer ab 2025 zudem die Möglichkeit, Teilabschlussbescheide für abgrenzbare Besteuerungsgrundlagen zu erlassen. Dies erfolgt von Amts wegen oder – sofern ein erhebliches Interesse glaubhaft gemacht wird – auf Antrag des Steuerpflichtigen. In den Fällen, in denen ein Teilabschlussbescheid i.S.d. § 180 Abs. 1a AO ergeht, sind künftig zudem Teilprüfungsberichte zu erstellen. Diese, wie auch ein endgültiger Prüfungsbericht (ein solcher bereits seit dem 1. Januar 2023) können künftig nicht nur schriftlich, sondern auch elektronisch ergehen (§ 202 Abs. 1 und 3 AO). Diese Neuerung erleichtert den Austausch zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung und reduziert den administrativen Aufwand weiter.

Der Vorteil von Teilabschlussbescheiden für Unternehmen: Sie erhalten frühzeitig Klarheit über spezifische Prüfungsbereiche, wodurch die strategische Planung erheblich erleichtert werden kann. Investitionsentscheidungen müssen nicht bis zum Abschluss einer oft jahrelangen Prüfung auf Eis gelegt werden. 

Die Kehrseite – verschärfte Mitwirkungspflichten in der Betriebsprüfung und empfindliche Sanktionen

Mit den neuen Chancen kommen auch klare Pflichten – und diese haben es in sich. Wer den gestiegenen Anforderungen nicht gerecht wird, riskiert erhebliche Sanktionen. 

Qualifizierte Mitwirkungsverlangen 

Ab 2025 kann die Finanzverwaltung sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung gezielt zusätzliche Unterlagen verlangen – mit einer Frist von nur einem Monat (§ 200a AO). Wird diese Frist überschritten, drohen empfindliche Konsequenzen:

• Ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro pro Tag, das sich auf bis zu 11.500 Euro summieren kann.
• Bei unkooperativen oder wirtschaftlich leistungsfähigen Steuerpflichtigen können weitere Strafen von bis zu 3,75 Millionen Euro verhängt werden.

Diese Regelung zeigt, dass die Finanzverwaltung zunehmend auf die aktive Mitarbeit der Steuerpflichtigen setzt, um Prüfungen effizienter zu gestalten.

Brisante Neuerung: Erweiterte Berichtigungspflichten 

Diese aktive Mitarbeit zeigt sich an einer besonders brisanten Neuerung: Der Verpflichtung, Prüfungsfeststellungen auch auf Steuerjahre anzuwenden, die nicht direkt geprüft wurden. 

Konkret: Steuerpflichtige müssen anders als bei der „normalen“ Korrekturpflicht nach § 153 Abs. 1 AO selbstständig und proaktiv prüfen, ob Prüfungsfeststellungen Auswirkungen auf bereits übermittelte Steuererklärungen für Jahre haben, die nicht Gegenstand der Außenprüfung waren, und diese berichtigen. Dabei ist eine positive Kenntnis des Korrekturbedarfs nicht erforderlich. Bleibt eine gebotene Korrektur aus, drohen Bußgelder und Steuerstrafverfahren. 
Beispiel: Wenn im Jahr 2026 eine auf das Jahr 2024 beschränkte Betriebsprüfung Feststellungen trifft, die sich auch auf die bereits an die Finanzverwaltung übermittelte Steuererklärung 2025 auswirken, muss eine Korrektur für 2025 eigenständig geprüft und – sofern nötig – umgesetzt werden, auch wenn 2025 nicht Teil der besagten Betriebsprüfung ist bzw. war. 

Die neue Regelung des § 153 Abs. 4 AO erweitert die Anzeige- und Berichtigungspflichten somit deutlich und steigert das Risiko von Sanktionen erheblich.

Erhöhte Anforderungen an Verrechnungspreisdokumentationen 

Für internationale Unternehmen steigen die Anforderungen ab 2025 weiter (wir berichteten). Verrechnungspreisdokumentationen müssen bereits innerhalb von 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung vorgelegt werden – ohne explizites Verlangen des Betriebsprüfers (§ 90 Abs. 4 AO). Die Nichtvorlage führt zu einer Strafe von mindestens 5.000 Euro. Bei Fristüberschreitungen ist ein Zuschlag von mindestens 100 Euro für jeden vollen Tag der verspäteten Abgabe (gedeckelt auf 1 Million Euro) zu berücksichtigen.

Die zentrale Rolle des Tax-Compliance-Management-Systems (TCMS)

Die verschärften Anforderungen zeigen deutlich, dass ein funktionierendes TCMS für Unternehmen noch hilfreicher wird. Ein TCMS erfüllt dabei mehrere zentrale Aufgaben:

• Risikominimierung: Durch die systematische Erfassung und Kontrolle steuerlicher Prozesse können Unternehmen Fehler und Sanktionen deutlich reduzieren.
• Dokumentation: Die gestiegenen Anforderungen an Berichts- und Nachweispflichten lassen sich durch ein gut strukturiertes TCMS effizient erfüllen.
• Effizienzgewinne: Ein TCMS reduziert nicht nur interne Ineffizienzen, sondern auch steuerliche Risiken und die Dauer von Prüfungen, indem es eine klare und transparente Dokumentation ermöglicht.

Ein TCMS wird damit zum strategischen Steuerungsinstrument, das nicht nur Risiken minimiert, sondern auch eine bessere Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung zu fördern vermag.

Fazit: Digitale Reform mit Nebenwirkungen

Die spätestens ab 2025 geltenden Änderungen markieren einen Wendepunkt in der Betriebsprüfung. Die Digitalisierung bringt viele Vorteile, darunter effizientere Prüfungsprozesse, mehr Transparenz und klarere Leitlinien. Gleichzeitig erhöhen vor allem neue Mitwirkungspflichten und verschärften Sanktionssysteme den Druck auf Unternehmen erheblich.