Novelle des Nachweisgesetzes: Vom zahnlosen Tiger zur Bürokratie-Lawine

Bereits seit 1995 verpflichtet das Nachweisgesetz Arbeitgeber, ihren Arbeitnehmern die wesentlichen vereinbarten Arbeitsbedingungen unterschrieben und in Papierform nach Beginn des Arbeitsverhältnisses auszuhändigen. Wirksamkeitsvoraussetzung für das Zustandekommen des Arbeitsverhältnisses ist dies jedoch nicht. Da außer im Bereich der befristeten Verträge keine weiteren Rechtsfolgen an die fehlende Schriftform eines Arbeitsvertrages geknüpft sind, gilt das Gesetz gemeinhin als zahnloser Tiger. Eine Vielzahl von Arbeitsverträgen werden auch heute noch per Handschlag besiegelt.

Die Umsetzung in nationales Recht soll durch einen Gesetzesentwurf geschehen, der im Bundesrat im Mai beraten wurde und nach den Plänen der Regierung noch vor der Sommerpause vom Bundestag verabschiedet werden soll.

Schon bisher müssen nach der bestehenden Fassung des Nachweisgesetzes folgende Punkte in der unterzeichneten Niederschrift der Vertragsbedingungen enthalten sein:

• Name und die Anschrift der Vertragsparteien,
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses,
• bei befristeten Arbeitsverhältnissen zusätzlich die Dauer des Arbeitsverhältnisses,
• der Arbeitsort bzw. ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden kann,
• eine kurze Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit,
• die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts und deren Fälligkeit,
• die vereinbarte Arbeitszeit,
• die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs,
• die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses,
• ein allgemein gehaltener Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sind.

Neu hinzukommen sollen nun insbesondere folgende Nachweispflichten:

• Dauer der Probezeit: Zudem soll im Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) ergänzt werden, dass die Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen muss. Eine klare Regelung zur zulässigen Dauer der Probezeit bei befristeten Arbeitsverhältnissen wurde von den Ausschüssen des Bundesrates zwar befürwortet, im Bundesrat selbst aber abgelehnt.
• Vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen. Hier bleibt unklar, ob von der Regelung nur arbeitsvertragliche oder auch die gesetzlichen Ruhepausen und Ruhezeiten erfasst sein sollen.
• Angaben zur Anordnung und Vergütung von Überstunden und deren Voraussetzungen.
• Bei Arbeit auf Abruf: Die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat.
• Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen.
• Name und Anschrift des Versorgungsträgers, wenn der Arbeitgeber eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, sofern der Versorgungsträger selbst zu diesen Informationen verpflichtet ist, entfällt die Pflicht des Arbeitgebers.
• Einzuhaltendes Verfahren bei Kündigung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer: der Umfang dieser Informationspflicht ist bislang unklar. Zumindest wird wohl eine Information über das Schriftformerfordernis der Kündigung, die Kündigungsfristen sowie die Frist zur Erhebung der Kündigungsschutzklage erforderlich. Eine Nachweispflicht zum Verfahren bei Aufhebungsverträgen ist nicht vorgesehen.
• Erweiterung der Informationspflichten bei Entsendungen, z. B. Bedingungen für die Rückkehr.

Im Hinblick auf die Möglichkeiten, die die fortschreitende Digitalisierung bietet, bleibt auch dieser Gesetzentwurf weit hinter den vorhandenen Möglichkeiten zurück. Der Nachweis wird ausdrücklich in Schriftform (mit Originalunterschrift) gefordert. Die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen. Dies haben sogar die zuständigen Ausschüsse des Bundesrates korrigiert. Für eine Änderung konnte sich im Bundesrat aber keine Mehrheit finden. Es bleibt nur zu hoffen, dass sich der Bundestag hier zu einer progressiveren Fassung durchringen kann.

Die Fristen für die Erbringung der geforderten Nachweise sollen nun gestaffelt werden: Spätestens am ersten Tag des Arbeitsverhältnisses ist die Information über Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Arbeitszeit inklusive Pausen, Ruhezeiten und Schichtsystem erforderlich. Spätestens am siebten Kalendertag müssen Beginn, Ende, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung, Probezeit, Angaben zu Arbeit auf Abruf und Überstundenregelungen nachgewiesen werden. Für die restlichen Nachweispflichten haben Arbeitgeber einen Monat Zeit.

Verstöße gegen die Nachweispflichten werden künftig ab der ersten Zuwiderhandlung bußgeldbewährt sein. Der Gesetzesentwurf selbst nennt keine Höhe des Bußgeldes, sodass nach den Vorschriften des OWiG Bußgelder bis zu 1.000 € pro Verstoß verhängt werden können.

Mein Praxistipp

Diese Nachweispflichten und die dafür vorgesehenen Fristen sollen nicht nur für neu eingegangene Arbeitsverhältnisse ab dem 01.08.2022 gelten. Bei Bestandsarbeitsverhältnissen haben Arbeitgeber auf Verlangen des Arbeitnehmers innerhalb derselben Fristen die geforderten Nachweise zu erbringen. Neben der Anpassung vorhandener Musterverträge müssen daher gegebenenfalls auch für eine Vielzahl vorhandener Arbeitnehmer Informationen bereitgestellt werden.

Wir werden das Gesetzgebungsverfahren für Sie weiter aufmerksam beobachten und Sie informiert halten. Sobald das endgültige Gesetz feststeht, planen wir hierzu auch ein Online-Seminar, um Sie bestmöglich auf den bestehenden Anpassungsbedarf vorzubereiten.