Weihnachtsfeier 2021: Virtuell, in Präsenz oder doch hybrid? Das sind die Auswirkungen auf Lohnsteuer und Sozialversicherung

1. Grundsatz

Betriebsveranstaltungen dienen vor allem dem Zusammenhalt von einzelnen Teams oder ganzen Belegschaften. Sie sollen das Gemeinschaftsgefühl stärken, indem gemeinsam erreichtes gefeiert wird. Bei der Beurteilung der Frage, ob durch eine Teilnahme steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn zufließt, gelten vom Gesetzgeber geschaffene Ermäßigungen. 

Grundsätzlich sind in einem ersten Schritt sämtliche Kosten des Arbeitgebers für die Durchführung einer Betriebsveranstaltung zusammenzurechnen. Ausgehend von dieser Bemessungsgrundlage kann eine pauschale (Lohn-)Versteuerung durch den Arbeitgeber mit einem ermäßigten Steuersatz von 25 Prozent erfolgen. Die pauschale Lohnsteuer trägt typischerweise der Arbeitgeber. 

Zusätzlich kann außerdem ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer von den zuvor ermittelten Gesamtkosten abgezogen werden. Zu versteuern wäre dann lediglich der übersteigende Teil der Gesamtaufwendungen.

Die Anwendung der zuvor beschriebenen Pauschalversteuerung (mit 25 Prozent) führt zudem zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

2. Besonderheiten (FAQ)

Begriffe wie „virtuelle Weihnachtsfeier“ sind im vergangenen Jahr erstmals aufgekommen. Viele Arbeitgeber hofften darauf, in diesem Jahr wieder konventionelle Feiern ausrichten zu können. Dies wird wohl nur unter strengen Auflagen möglich sein, sodass es wieder eine Vielzahl an „virtuellen Weihnachtsfeiern“ geben wird. Aber es kommen nun auch Mischformen, sogenannte „hybride Weihnachtsfeiern“ in Betracht.

Sind „virtuelle Weihnachtsfeiern“ echte Betriebsveranstaltungen?

Ja, die virtuellen Events, wie beispielsweise eine Weinverkostung oder ein Koch-Event, erfüllen die steuerrechtliche Definition einer Betriebsveranstaltung, sodass die o. g. Grundsätze und Begünstigungen auch für diese Art von Veranstaltung gelten. Die für die Durchführung der Veranstaltung notwendigen Dinge (wie zum Beispiel der zu verkostende Wein) können den virtuellen Teilnehmern nach Hause geschickt werden. Die Kosten hierfür (einschließlich Versand) zählen zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung und stellen kein Geschenk an die Mitarbeiter dar.

Sind auch Mischformen denkbar? (Präsenz und virtuell)

Ja, es besteht auch unter steuerrechtlichen Aspekten die Möglichkeit, die Veranstaltung mit einer Gruppe von Teilnehmern in Präsenz durchzuführen und zeitgleich eine andere Gruppe in virtueller Form einzubeziehen. Es bleibt steuerlich dann bei einer Gesamtveranstaltung. Alternativ können auch zwei getrennte Veranstaltungen zu unterschiedlichen Terminen durchgeführt werden.

Sind Einschränkungen der Teilnahme aufgrund staatlicher Vorgaben schädlich?

Eine wie in Frage 2 beschriebene hybride Ausgestaltung einer Weihnachtsfeier kann sich zum Beispiel aufgrund von behördlichen Vorgaben (2G, 2G+, 3G usw.) ergeben. Für die Anwendbarkeit des Freibetrags von 110 Euro je Teilnehmer sind derartige Teilnahmeeinschränkungen unschädlich. Hierbei wirkt der Arbeitgeber nicht willentlich mit, sondern setzt lediglich behördliche Auflagen, denen er als Arbeitgeber selbst unterliegt, um. Schädlich sind hingegen weiterhin, eine zum Beispiel leistungsbezogene Teilnehmerauswahl für die besten Verkäufer im Vertrieb.

Zählen die Kosten der Anreise zur Veranstaltung zu den Gesamtkosten?

Gerade in Zeiten von verstärktem Arbeiten im Homeoffice spielt bei Präsenzveranstaltungen die individuelle Anreise zum Veranstaltungsort eine wichtige Rolle. Die typischerweise durch die Teilnehmer zunächst selbst verauslagten Kosten sind hierbei als Reisekostenersatz steuer- und beitragsfrei erstattungsfähig. Gleiches gilt ebenfalls bei einer zentral durch den Arbeitgeber organisierten Beförderungsmöglichkeit. Soweit die Beförderung jedoch selbst bereits als Bestandteil der Veranstaltung zu sehen ist, gehören die Aufwendungen hierfür zu den maßgebenden Gesamtkosten. Das gemeinsame bloße Singen von Weihnachtsliedern hat dies allerdings noch nicht zur Folge.

Ist für die Anwendung des Freibetrags auf die tatsächlichen Teilnehmer abzustellen?

Für die Prüfung und Anwendung des Freibetrags von 110 Euro je Teilnehmer kann nicht auf die geplanten Teilnehmer abgestellt werden. Vielmehr ist zwingend die tatsächliche Teilnehmeranzahl heranzuziehen. Das bedeutet, dass bei einer knappen Kalkulation das Fernbleiben von zunächst für die Veranstaltung angemeldeten Teilnehmern ein Überschreiten des Freibetrags von 110 Euro eintreten kann und der übersteigende Betrag zu versteuern ist. Bei Anwendung der Pauschalversteuerung mit 25 Prozent zu Lasten des Arbeitgebers verbleibt es aber dennoch bei der Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Um das ungewollte Überschreiten des Freibetrags zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine sog. „No-Show“-Quote einzukalkulieren. Auch kann eine gänzliche Absage der Veranstaltung in Extremfällen ratsam sein.