Die Neufassung der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ trägt mit weitreichenden Erweiterungen vor allem auch den Megatrends Globalisierung und Digitalisierung – allen voran Cloud-Systeme – Rechnung.
Mit zahlreichen ergänzenden Regelungen zur ordnungsgemäßen Erfassung und Aufbewahrung steuerrelevanter Sachverhalte, auch außerhalb des Geltungsbereichs der deutschen Steuergesetzgebung, hat das BMF auf die fortschreitende Internationalisierung deutscher Unternehmen reagiert. Zudem trägt die Neufassung der GoBD, der Digitalisierung und der Tatsache Rechnung, dass betriebliche Abläufe in den Unternehmen zunehmend unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik abgebildet werden: Bücher oder sonstige erforderliche Aufzeichnungen werden nicht nur in elektronischer Form lokal auf Basis von On-Premise-Lösungen in den Unternehmen geführt, sondern auch vermehrt an Dienstleister von Cloud-Umgebungen als Software-as-a-Service (SaaS) ausgelagert.
So sind eine ganze Reihe von Neuerungen innerhalb der GoBD für Unternehmen von besonderer Bedeutung
- Nutzung von Cloud-Systemen: Cloud-Anwendungen werden On-Premise Lösungen gleichgestellt.
- Mobiles Scannen: Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte wird einem stationären Scanvorgang gleichgestellt.
- Mobiles Scannen im Ausland: Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte auch im Ausland.
- Aufbewahrung von Belegen im Ausland: Verbringen von Papierbelegen ins Ausland bei zeitnaher Digitalisierung.
- Erleichterungen bei Konvertierung digitaler Daten: Aufbewahrung einer Konvertierung, sofern diese über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügt.
- Änderungen an Verfahrensdokumentation: Historisierung der Änderungen an Verfahrensdokumentationen.
Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit erhöht
Aus Sicht der Steuerpflichtigen erhöht die Neufassung der GoBD die Rechtssicherheit und Nachvollziehbarkeit der neu geregelten steuerlichen Sachverhalte. Verstöße gegen die Anforderungen aus den GoBD führen bei den Steuerpflichtigen oftmals zu erheblichen negativen Konsequenzen, indem die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung seitens der Finanzverwaltung infrage gestellt wird und daraus ein Verlust des Vorsteuerabzugs oder eine Einkommensschätzung resultieren kann.
Sämtliche Neuerungen in den GoBD mit weiterführenden Details
- Nutzung von Cloud-Systemen:
Eine ordnungsgemäße Datenspeicherung und Archivierung kann künftig auch bei Nutzung von Cloud-Systemen erfüllt sein. Es ist dabei ohne Bedeutung, ob die betreffenden DV-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Hardware bzw. Software (On-Premise) erworben und genutzt oder in einer Cloud als SaaS bzw. als eine Kombination dieser Systeme betrieben werden.
Sofern sich eine Cloud bzw. die Cloud-Anwendung außerhalb Deutschlands befindet, sind jedoch weiterhin stets die steuerrechtlichen Besonderheiten des § 146 Abs. 2a AO stets zu beachten, wonach bei der Finanzverwaltung ein entsprechender Antrag zu stellen ist, sofern elektronische Bücher oder sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland geführt oder aufbewahrt werden sollen. - Mobiles Scannen:
Die Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten wird dem stationären Scanverfahren gleichgestellt. - Mobiles Scannen im Ausland:
Die Neuregelung der GoBD gestattet eine Digitalisierung von Belegen durch fotografische Verfahren mithilfe von mobilen Endgeräten auch im Ausland, sofern die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden. - Aufbewahrung von Belegen im Ausland:
Im Rahmen einer nach § 146 Absatz 2a AO genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland, ist das Verbringen von Papierbelegen außerhalb des Geltungsbereichs der GoBD mit anschließender Digitalisierung im Ausland zulässig. - Führung von Büchern durch Kleinstunternehmen:
Bei Kleinstunternehmen, die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln (bis 17.500 Euro Jahresumsatz), ist die Erfüllung der Anforderungen an die Aufzeichnungen nach den GoBD unter Berücksichtigung der Unternehmensgröße zu bewerten. - Erleichterungen bei Konvertierung digitaler Daten:
Bei Vorliegen von mehreren elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen nach einer Umwandlung elektronischer Daten in ein unternehmensspezifisches Format müssen künftig nicht länger die digitale Ursprungsversion und die konvertierte Version vorgehalten werden. Die Aufbewahrung der weiterverarbeiteten Formate als buchungsbegründende Belege, welche über die höchste maschinelle Auswertbarkeit verfügen, ist ausreichend. Dieses Format erfüllt mit vollständigem Dateninhalt die Belegfunktion und muss mit dessen vollständigem Inhalt aufbewahrt werden. - Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch:
Eine kurzzeitige gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch ist regelmäßig nicht zu beanstanden, sofern die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze gesondert kenntlich gemacht sind und nachvollziehbar unmittelbar nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto ausgetragen werden und die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben ist. - Periodenweise Verbuchung von Geschäftsvorfällen:
Eine periodenweise Verbuchung ist nicht zu beanstanden, sofern Geschäftsvorfälle zeitnah (bare Geschäftsvorfälle täglich, unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen) aufgezeichnet werden und durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu deren Erfassung vorhanden sind. - Historisierung von Änderungen an Verfahrensdokumentationen:
Änderungen an Verfahrensdokumentationen müssen nachvollziehbar historisiert werden, indem alle System- bzw. Verfahrensänderungen inhaltlich und zeitlich lückenlos in einer aussagefähigen und aktuellen Historie dokumentiert werden. - Datenzugriff:
Bei einem Systemwechsel oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem ist es ausreichend, wenn nach Ablauf des 6. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird. Es sei denn, es wurde mit einer Außenprüfung durch die Finanzverwaltung begonnen. - Vollständigkeit:
Eine Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen ist durch den Steuerpflichtigen nachzuweisen.
