Lohnabrechnung ist reines Informationsdokument

Die Lohnabrechnung zeigt vor allem, wie sich das Gehalt zusammensetzt. Sie dient der Information und ist kein Dokument, das automatisch rechtlich bindend ist. Ein aktuelles Urteil des LAG Köln bestätigt (Urteil vom 28.1.2025 - 7 SLa 378/24): Eine Lohnabrechnung stellt regelmäßig lediglich eine Wissenserklärung, nicht aber eine rechtsgestaltende Willenserklärung dar. Der Arbeitnehmer kann aus diesen Mitteilungen nicht ohne weiteres ableiten, es handele sich um eine auf Bestätigung oder gar Veränderung der Rechtslage gerichtete Willenserklärung. Änderungen im Arbeitsentgelt müssen ausdrücklich im Vertrag festgehalten werden.

In dem, dem Urteil zugrunde liegenden Fall hatte ein Arbeitnehmer geklagt, auf dessen Lohnabrechnung irrtümlicherweise eine Gutschrift zu seinen Gunsten in Höhe von rund EUR 7.000 ausgewiesen wurde. Der Arbeitnehmer forderte die Auszahlung dieses Betrages und machte zudem Schadenersatz geltend.

Nach den Ausführungen des Gerichts gibt eine Lohnabrechnung den Mitarbeitern einen klaren Überblick über Zahlungen, Abzüge und Sozialversicherungsbeiträge. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten nachvollziehen können, wie sich das Gehalt zusammensetzt. Die Lohnabrechnung hat nicht den Zweck, streitig gewordene Ansprüche endgültig festzulegen. Bei Irrtum kann grundsätzlich keine Seite die andere am Inhalt der Mitteilung festhalten.

Das Urteil des LAG Köln macht deutlich, dass die Lohnabrechnung allein keine vertragliche Änderung bewirkt. Wichtige Vergütungsbestandteile oder Änderungen daran müssen immer in einem neuen oder angepassten Arbeitsvertrag festgeschrieben werden.

Praxistipp:

• Klare Verträge: Sorgen Sie dafür, dass alle wesentlichen Gehaltsbestandteile und Änderungen immer ausdrücklich im Arbeitsvertrag oder in Zusatzvereinbarungen dokumentiert sind. Verlassen Sie sich nicht auf die Lohnabrechnung als Bestätigung von Änderungen.
• Mitarbeiter informieren: Erklären Sie Ihren Mitarbeitern, dass die Lohnabrechnung ausschließlich zur Übersicht dient und keine rechtsverbindlichen Änderungen beinhaltet. Rechtliche Anpassungen werden immer separat vereinbart.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Abrechnungsprozesse. Interne Audits und Schulungen helfen dabei, Fehler zu vermeiden und die Einhaltung der vertraglichen Vorgaben sicherzustellen.

Fazit:

Das Urteil des LAG Köln unterstreicht, dass die Lohnabrechnung primär der Information dient und keine automatische Vertragsänderung bewirkt. Alle wesentlichen Gehaltsanpassungen sollten daher ausdrücklich im Arbeitsvertrag geregelt werden. Mit klaren vertraglichen Regelungen und einer offenen Kommunikation sichern Sie die Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen und vermeiden spätere Streitigkeiten.